Personvernerklæring

Her beskrives hvordan Nasjonalbiblioteket samler inn og behandler personopplysninger i henhold til personvernforordningen (2018) GDPR.

Nederst på siden finner du informasjon om hvilke rettigheter du har som registrert, samt generell informasjon om hvordan Nasjonalbiblioteket behandler dine personopplysninger. Du kan også kontakte Nasjonalbiblioteket dersom du har spørsmål om behandling av personopplysninger som ikke besvares i dette dokumentet.

Kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig: Nasjonalbiblioteket

Personvernombud: Mia Benedicte Sund Aasli (konst)

Henvendelser om personvern kan rettes til personvern@nb.no

Oversikt over behandlinger

Behandling av personopplysninger for deg som besøker Nasjonalbibliotekets lokaler i Oslo

System:

  • Kameraovervåking.
  • Registrering av besøkende.

Formål:
Sikkerhet for personell, besøkende og materiale i Nasjonalbibliotekets samlinger.

Behandlinger som utføres:

  • Lagring av levende bilder.
  • Lagring av eksterne møtedeltakere.

Kategorier av personopplysninger:

  • Levende bilder av besøkende.
  • Levende bilder av ansatte.
  • Levende bilder av inngangsparti.
  • Navn på besøkende.
  • Navn på besøkendes virksomhet.
  • Tidspunkt for møte.
  • Navn på ansatt.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6(1) f – Behandlingen er nødvendig for en berettiget interesse som overstiger personverninteresser.

Lagringsperiode:
Videomateriale lagres i 7 dager.
Informasjon om besøkende slettes når besøket er avsluttet.

Behandling av personopplysninger for deg som benytter deg av det trådløse nettverket i Nasjonalbibliotekets lokaler

System:

  • Eduroam
  • Gjestenett

Formål:
Tilby besøkende tilgang til internett på deres egne enheter.

Behandlinger som utføres:

  • Lagring av kontaktinformasjon (telefonnummer)
  • Lagring av MAC-adresse
  • Lagring av tidsstempel
  • Lagring av tilbyder
  • Lagring av brukernavn (eduroam)

Kategorier av personopplysninger:

  • Mobiltelefonnummer
  • Tidspunkt
  • MAC-adresse
  • Telefoni-tilbyder
  • Brukernavn (eduroam)

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6(1) b – Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale.

Lagringsperiode:
Alle personopplysninger slettes eller anonymiseres når avtalen er oppfylt.

Behandling av personopplysninger for deg som ønsker å søke i Nasjonalbibliotekets nettbaserte kataloger

System:
Mitt bibliotek – www.nb.no

Formål:
Tilby lagring og administrasjon av favoritter i nettbiblioteket, for å bidra til god gjenfinnbarhet.

Behandlinger som utføres:

  • Listevisning av dine valgte favoritter
  • Eventuell tilgjengeliggjøring av opphavsrettslig beskyttet materiale som du har fått tilgang til (tilgangsroller)

Kategorier av personopplysninger:

  • Navn.
  • E-post.
  • Unik ID fra eventuell autentiseringstjeneste.
  • Passord, dersom man velger Nasjonalbiblioteket som autentiseringstjeneste.
  • Liste over favoritter.
  • Tidspunkt for siste innlogging
  • Eventuelle tilgjengelige tilgangsroller

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6(1) b – Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale.

Lagringsperiode:
Personopplysninger om bruker skal slettes når bruker sier opp avtalen, eller når brukeren har vært inaktiv i tre år.

Behandling av personopplysninger for deg som ønsker å kontakte Nasjonalbiblioteket

System:

  • PureService
  • E-post
  • Brev
  • Telefon

Formål:
Ivareta kommunikasjon med eksterne aktører, der kommunikasjonen initieres eksternt.

Behandlinger som utføres:

  • Lagring av kontaktinformasjon.
  • Lagring av innhold i kommunikasjon.

Kategorier av personopplysninger:

  • Kontaktinformasjon (e-post, navn, telefonnummer).
  • Innhold i kommunikasjon.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6 (1) c – Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, jfr. veiledningsplikten i forvaltningsloven

Lagringsperiode:
Personopplysninger slettes eller anonymiseres når veiledningen er avsluttet.
Informasjon som verken har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling vil bli slettet.

Behandling av personopplysninger for deg som søker informasjon om Nasjonalbiblioteket og Nasjonalbibliotekets tjenester og arrangementer

System:
Nettsider –
www.nb.no, lokalhistoriewiki.no, www.bibliotekutvikling.no.

Formål:
Informere om Nasjonalbibliotekets tjenester, beliggenhet, arrangementer oa.

Nasjonalbibliotekets åpne nettsider lagrer ingen personopplysninger.

Les mer om Nasjonalbibliotekets bruk av informasjonskapsler (cookies) og personvern

Behandling av personopplysninger for deg som ønsker å låne eller bestille medier fra Nasjonalbiblioteket

System:

  • Alma – https://bibsys-almaprimo.hosted.exlibrisgroup.com/primo_library/libweb/action/search.do?vid=NB
  • Bibliofil – https://dfb.nb.no/ – gjelder ikke nettbutikk
  • Biblioteksøk – https://www.bibsok.no
  • Nasjonalt lånekort – http://www.lanekortet.no

Formål:
Løsninger som lar deg låne og reservere medier hos Nasjonalbiblioteket.
Fjernlån for alle norske bibliotek og bibliotekbrukere.
Standardisert løsning for nasjonal registrering av bibliotekbrukere.

Behandlinger som utføres:

  • Lagring av kontaktinformasjon om bruker.
  • Lagring av bestillinger.
  • Lagring av informasjon om utlånte medier.
  • Deling av brukeres kontaktinformasjon mellom norske bibliotek.

Kategorier av personopplysninger:

  • Kontaktinformasjon: navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer.
  • Informasjon om eventuelle vergemål.
  • Fødselsnr/Dnr.
  • Kjønn.
  • Lånenummer.
  • Hjemmebibliotek.
  • PIN-kode/passord.
  • Melding til låneren.
  • Utlåns- og bestillingsinformasjon (aktive utlån (inkludert eventuelle purringer), aktive bestillinger, aktive fjernlånsbestillinger).
  • Evt. utestående beløp (purring og regninger) og medier beløpet gjelder.
  • Lånehistorikk (krever eksplisitt samtykke).
  • Meldinger til bruker (utsendte purringer, regningssbrev, reserveringsbrev).

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6(1) b – Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale.
Artikkel 6(1) e – Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse. Ref. Lov om folkebibliotek §9.

Lagringsperiode:
Informasjon om bestillinger og utlån skal slettes eller anonymiseres så snart som mulig etter at lånet er fullført og senest etter 72 timer.
Personopplysninger om bruker skal slettes når bruker sier opp avtalen, eller når brukeren har vært inaktiv i tre år.

Behandling av personopplysninger for deg som søker jobb hos Nasjonalbiblioteket

System:
Webcruiter rekrutteringssystem – webcruiter.no

Formål:
Håndtere søknader til utlyste stillinger og praksisplasser ved Nasjonalbiblioteket.

Behandlinger som utføres:

  • Registrering av jobbsøkerens personalia.
  • Lagring av jobbsøkerens personalia.
  • Saksbehandling.

Kategorier av personopplysninger:

  • Kontaktopplysninger om søker, for eksempel: navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
  • Personopplysninger som fremkommer i selve søknaden.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6(1) b – Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale.

Lagringsperiode:
Personopplysninger lagres i opptil to år etter behandling av søknaden.

Behandling av personopplysninger om deg som er omtalt eller identifiserbar i materiale i Nasjonalbibliotekets samlinger, inkludert nettarkivet og lokalhistoriewiki.no

Formål:
Innsamling, bevaring og tilgjengeliggjøring av Nasjonalbibliotekets samlinger.

Behandlinger som utføres:

  • Innsamling
  • Katalogisering
  • Digitalisering
  • Sammenstilling
  • Analyse
  • Forskning
  • Utlevering

Kategorier av personopplysninger:

  • Ustrukturerte data i form av tekst, lyd, bilde, film oa. kan inneholde både alminnelige og sensitive personopplysninger.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6(1) e – Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse. Jfr. pliktavleveringsloven med forskrift.
Artikkel 6 (1) e – Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, jfr. Lov om behandling av personopplysninger § 8.
Artikkel 9 (2) j  jfr. Lov om behandling av personopplysninger § 9.

Lagringsperiode:
Materiale i Nasjonalbibliotekets samlinger skal som hovedregel ikke slettes. For nettarkivet kan imidlertid personopplysninger i materiale begjæres klausulert eller slettet dersom informasjonen er gjort allment tilgjengelig ved en feil. Informasjon som ikke er allment kjent, eller som omhandler mindreårige eller personer som er satt under vergemål, skal på forespørsel klausuleres eller slettes.

Behandling av personopplysninger om deg som har materiale registrert i Nasjonalbibliotekets samlinger

Formål:
Tilgjengeliggjøre og ivareta en katalog over materiale/utgivelser.

Behandlinger som utføres:

  • Registrering.
  • Tilgjengeliggjøring av bibliografiske oversikter.
  • Sammenstilling av bibliografiske data.
  • Lagring.
  • Utlevering.

Kategorier av personopplysninger:

  • Forfatternavn.
  • Fødsels-/dødsår.
  • Kjønn.
  • Utgivelser.
  • Biografiske data.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6(1) e – Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse. Jfr. pliktavleveringsloven med forskrift.
Artikkel 6 (1) e – Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, jfr. Lov om behandling av personopplysninger § 8.

Lagringsperiode:
Oppføringer i Nasjonalbibliotekets kataloger skal som hovedregel ikke slettes.

Behandling av personopplysninger for deg som har materiale registrert i nasjonalt autoritetsregister

System:
Oria

Formål:
Sørge for konsistens i bruken av navn og navneformer og dermed lette gjenbruken av data i bibliotekene og oppnå økt presisjon i søking i bibliotekkataloger.

Behandlinger som utføres:
Innsamling, lagring og tilgjengeliggjøring

Kategorier av personopplysninger:

  • Navn og foretrukket navneform
  • Leveår
  • Kjønn
  • Land
  • Yrke
  • Andre navneformer
  • Henvisning til andre autoritetsposter

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6(1) e – Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse. Jfr. Lov om folkebibliotek §9 – «Statlige oppgaver omfatter bibliotekformål som ikke hører inn under den enkelte kommunes ansvarsområde, eller som er av særlig betydning for opprettholdelse av et nasjonalt biblioteksystem.» Denne behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å kunne opprette og tilgjengeliggjøre et velfungerende nasjonalt autoritetsregister. 

Lagringsperiode:
Oppføringer i nasjonalt autoritetsregister skal som hovedregel ikke slettes.

Behandling av personopplysninger for deg som søker om forskerplass ved Nasjonalbiblioteket

System:
Søknad om forskerplass – https://www.nb.no/forskning/forskarplassar/soknad-om-forskarplass/

Formål:
Legge til rette for at forskere kan reservere arbeidsplasser i Nasjonalbibliotekets lokaler i Oslo.

Behandlinger som utføres:

  • Lagring av kontaktinformasjon.
  • Lagring av fødselsnr.
  • Lagring av  fritekstfelter knyttet til søknaden.

Kategorier av personopplysninger:

  • Kontaktinformasjon (navn, etternavn, adresse, e-post, telefonnummer).
  • Stilling.
  • Tittel på prosjekt.
  • Informasjon om typer av materiale som ønskes benyttet.
  • Tidsramme for prosjektet.
  • Publiseringsplan for prosjektet.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6 (1) b – Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale.

Lagringsperiode:
Personopplysninger slettes ved avslag på søknad, eller når tidsramme for prosjektet er nådd.

Behandling av personopplysninger for deg som søker om standardnummerering

System:
Søke om standardnummerering – https://www.nb.no/standardnummerering/

Formål:
Legge til rette for at utgivere kan søke om tildeling av en unik ID til sin utgivelse.

Behandlinger som utføres:

  • Lagring av kontaktinformasjon.
  • Lagring av informasjon om utgivelsen.

Kategorier av personopplysninger:

  • Utgiver/forlagets navn.
  • Kontaktopplysninger.
  • Første utgivelse.
  • Planlagt utgivelse.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6 (1) b – Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale.

Lagringsperiode:
Kontaktinformasjon som utelukkende er nødvendig for å tildele standardnummer, skal slettes når avtale er inngått.

Behandling av personopplysninger for deg som ønsker å bestille noe fra Nasjonalbiblioteket

System:
Bestillinger fra avistjenesten – https://www.nb.no/samlingen/aviser/bestill-fra-avistjenesten/

Formål:
Tilby kopier av samlingen enten digitalt eller på papir.

Behandlinger som utføres:

  • Lagring av kontaktinformasjon.
  • Lagring av bestillingsinformasjon.
  • Deling med fakturasystem.

Kategorier av personopplysninger:

  • Navn.
  • Adresse.
  • Informasjon om bestilling.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6 (1) b – Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale.

Lagringsperiode:
All informasjon slettes når avtalen er oppfylt.
Informasjon knyttet til fakturering oppbevares i henhold til kravene i regnskapsloven.

Bruk av eksterne tilbydere på nb.no

www.nb.no benytter seg av enkelte eksterne tilbydere for å gi brukerne bedre tjenester. Vær oppmerksom på at disse tilbyderne kan ha egne retningslinjer som styrer sine nettsteder og hvordan de samler inn og bruker personlig informasjon.

Dette gjelder følgende sider:

Les forøvrig informasjon om vår bruk av informasjonskapsler.

Nasjonalbiblioteket hos eksterne tilbydere

Nasjonalbiblioteket er til stede på enkelte eksterne plattformer. Vi gjør oppmerksom på at disse tilbyderne har egne vilkår for bruk, og at du som sluttbruker er ansvarlig for å sette deg inn i disse vilkårene før du tar i bruk tjenesten.

Dette gjelder følgende plattformer:

  • Facebook – Sosial plattform
  • Twitter – Sosial plattform
  • YouTube – Sosial plattform og deling av video
  • Soundcloud – Deling av lydopptak
  • iTunes Connect – Deling av lydopptak
  • Questback – Spørreundersøkelser og påmelding på fagarrangementer. Det innhentes samtykke for hver enkelt spørreundersøkelse, og personopplysningene behandles kun for de formålene som det opplyses om i den aktuelle undersøkelsen. Innhentede data slettes eller anonymiseres når undersøkelsen er avsluttet.
  • Instagram – Bildedeling / sosial plattform
  • TicketCo – Salg/bestilling av billetter
  • Mediasite – Streaming av arrangementer oa.

Hva er en personopplysning og hva er en behandling av personopplysninger?

En personopplysning er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

En behandling av personopplysninger er enhver bruk av personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter.

Den registrertes rettigheter:

Rett til informasjon
Du har som registrert person rett til å motta informasjon når dine personlige opplysninger behandles. Informasjon om personlig databehandling skal gis av den ansvarlige (Nasjonalbiblioteket), både når dataene samles inn og når registrerte på annen måte krever det. Nasjonalbiblioteket har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

Rett til innsyn
Den som er registrert i et av Nasjonalbibliotekets systemer har rett til innsyn i egne opplysninger.

Rett til retting
Du har rett til å henvende seg til Nasjonalbiblioteket og be om at feil informasjon korrigeres. Det betyr også at du har rett til å supplere ufullstendige personopplysninger som er relevante for formålet med behandlingen.

Rett til sletting, «rett til å bli glemt»
Du har rett til å henvende deg til Nasjonalbiblioteket og be om at personopplysningene knyttet til deg slettes. Dataene må slettes i følgende tilfeller:

  • Hvis personopplysningene ikke lenger er nødvendig for det formålet de ble samlet inn for
  • Hvis behandlingen er basert på samtykke og samtykke er tilbakekalt
  • Hvis du motsetter deg behandling i henhold til GDPR art. 21 (1), og det ikke finnes tvingende berettigede grunner til behandlingen, eller du protesterer mot direkte markedsføring i henhold til art. 21 (2).
  • Hvis personopplysninger er behandlet ulovlig.
  • Hvis sletting er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse
  • Hvis opplysningene er samlet inn ved tilbud av informasjonssamfunnstjenester til barn.

Vær oppmerksom på at retten til å bli slettet ikke gjelder i den grad behandlingen er nødvendig, inkludert:

  • For å utøve retten til ytringsfrihet- og informasjonsfrihet
  • For å oppfylle en rettslig forpliktelse som krever behandling i henhold til EU-retten eller i henhold til norsk lovgivning, eller for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som Nasjonalbiblioteket er pålagt
  • For arkivformål i allmennhetens interesse, vitenskapelig eller historisk forskning eller statistikk i den grad at retten til å bli slettet vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindrer oppnåelsen av formålet med behandlingen.
  • For å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav

Rett til begrensning
Du kan be om begrenset behandling av dine personlige data. Med begrensning menes at dataene er merket, med formål å begrense fremtidig bruk av disse. Retten til begrensning gjelder blant annet når du anser at informasjonen som behandles er feil og har forespurt rettelse.

Rett til å protestere
Du har blant annet rett til å motsette deg at det blir behandlet personopplysninger om deg  når opplysningene behandles i medhold av GDPR art. 6 (1) bokstav e og f, eller dersom personopplysningene behandles for direkte markedsføring, eller profilering med tanke på direkte markedsføring. Av grunner knyttet til din særlige situasjon, kan du også protestere mot behandling dersom personopplysningene behandles for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål, med mindre behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse.

Automatiserte individuelle avgjørelser, herunder profilering
Du har rett til å ikke være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende baserer seg på automatisert behandling, herunder profilering, når avgjørelsen får rettsvirkning for deg eller andre virkninger som påvirker deg i betydelig grad.

Vær oppmerksom på visse unntak fra dine rettigheter, i tillegg til de unntakene som er nevnt fortløpende ovenfor:

Unntak fra retten til informasjon og innsyn
Retten til informasjon og innsyn etter personvernforordningen gjelder blant annet ikke opplysninger som:

  • I lov eller med hjemmel i lov er underlagt taushetsplikt

Unntak fra den registrertes rettigheter ved behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse, vitenskapelige eller historiske forskningsformål og statistiske formål
Retten til innsyn etter GDPR artikkel 15 gjelder ikke for behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse, formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller statistiske formål, så langt

a) det vil kreve en uforholdsmessig stor innsats å gi innsyn, eller
b) innsynsrett sannsynligvis vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindre at målene med behandlingen nås.

Retten til retting og begrensning av behandling gjelder ikke for behandling for arkivformål i allmennhetens interesse, formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller statistiske formål så langt rettighetene sannsynligvis vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindre at målene med behandlingen nås.

Unntakene gjelder likevel ikke dersom behandlingen får rettsvirkninger eller direkte faktiske virkninger for den registrerte.

Krav fra deg som er registrert skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Hvem deler vi våre opplysninger med?

Dine personopplysninger vil bli gjort tilgjengelig for de ansatte som trenger å se det for å kunne utføre sine funksjoner på biblioteket med hensyn til tjenestene du har bedt om eller har avtalt å bruke. Biblioteket benytter seg av tredjepartsleverandører til å utføre enkelte funksjoner eller for å tilby enkelte tjenester på våre vegne. Nasjonalbiblioteket har inngått databehandleravtaler med alle sine databehandlere for å sikre at dine personlige opplysninger blir behandlet på riktig måte.

Forholdet til offentleglova, arkivlovgivningen og forvaltningsloven:

Nasjonalbiblioteket er underlagt offentleglova. Offentlighetsloven med forskrift inneholder regler for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Dette innebærer at din kommunikasjon med Nasjonalbiblioteket vil kunne bli gjort offentlig tilgjengelig.

Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler, blant annet regler om taushetsplikt. Som part i en sak har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven, arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift gir regler om hvordan Nasjonalbiblioteket skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Hvordan holder Nasjonalbiblioteket dine personopplysninger trygge?

Nasjonalbiblioteket har gjennomført nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte sikkerheten til din personlige informasjon, i samsvar med kravene i GDPR.

Vær oppmerksom på at vi ikke kan garantere sikkerheten til overføring av personlig informasjon over Internett. Kommunikasjoner sendt via Internett, for eksempel e-post, er ikke sikre, selv om sikkerheten kan økes dersom de er kryptert. Vi anbefaler derfor at du ikke sender inn personlig informasjon til oss via Internett med mindre du aksepterer sikkerhetsrisikoen ved å gjøre det.

Kontaktopplysninger

Dersom du ønsker korrigering, sletting eller innsyn i informasjon vi har registrert om deg, eller hvis du har noen andre spørsmål til måten vi behandler dine personopplysninger, kontakt oss på følgende måter:

Klage til Datatilsynet

Du er velkommen til å kontakte oss dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger. Du kan også sende en klage til:

Datatilsynet

Postboks 458 Sentrum

0105 Oslo

postkasse@datatilsynet.no