TILGJENGELIGHET

Lokalisering av samlingene

Et avgjørende moment i arbeidet med å gjøre lydfestinger tilgjengelige er å få en oversikt over hvor de ulike samlingene er lokalisert, hva samlingene inneholder av lydfestinger og i hvilken forfatning materialet er i. Som det fremgikk av Del II, er det i dag et stort antall lydsamlinger i Norge. Det eksisterer imidlertid ingen felles organisatorisk enhet som har oversikt over disse samlingene, og samarbeidet mellom samlingene er nokså tilfeldig. En del samlinger har vært representert på Konferansen for norske lydarkiv, og denne møteplassen bør fortsatt være et virkemiddel for å få informasjon om de ulike lydsamlingene. Men skal det iverksettes en nasjonal verneplan er det også nødvendig å ha en så fullstendig oversikt over lokalisering av de ulike samlingene som mulig.

Spørreundersøkelsen "Lyd i Norge" indikerer at det haster med å få gjennomført en grundig kartlegging av det historiske materiale som i dag er spredt ut over det ganske land. Undersøkelsen tyder også på at oppbevaringen av deler av det historiske materialet skjer under særdeles lite gunstige forhold. Det er derfor viktig i forbindelse med lokaliseringsarbeidet også å drøfte overflytting av verneverdig materiale til institusjoner med gode lagringsforhold. Slike overflyttinger vil svært ofte medføre at det historiske materialet kan tilbakeføres til den opprinnelige lydsamlingen i et format som gjør lydfestingen mer tilgjengelig enn tidligere, samtidig som det blir utarbeidet sikringskopier av materialet.

Utvikling av standarder og felles nettverk

Med de store mengder av materiale som er tilstede i de ulike lydsamlingene, er det nødvendig å kunne utvikle oversikter over materialet slik at prioritering av vernearbeidet er mulig. I et slikt arbeid vil behovet for standardisering av opplysninger, både om lydfestingene og deres tilstand, være helt avgjørende. Hvis et slikt arbeid blir igangsatt, vil det å utvikle en samkatalog over norske lydfestinger være en mulighet. Et slikt standardiseringsarbeid vil også naturlig kunne danne grunnlaget for et felles nettverk for opplysninger om norske lydfestinger.

Hovedpoenget med å utvikle standarder er likevel å øke tilgjengeligheten til de ulike lydfestingene. Det er derfor av største betydning at disse standardene er tilpasset de potensielle brukerne av disse opplysningene. Dette vil i noen grad berøre den interessekonflikt som man ofte ser i forskjellen mellom arkivenes og bibliotekenes referansesystemer. Med de muligheter som moderne dataprogrammer gir for optimale brukersnitt, burde det være mulig å få gjort dette arbeidet på en både faglig og forbrukervennlig måte.

Skal tilgjengeligheten til de norske lydfestingene bli bedre må det gjennomføres et betydelig registreringsarbeid. Dette arbeidet må både være sentralstyrt samtidig som det må engasjere den enkelte lokale lydsamling. Med den IT-utbygging som vi ser konturene av innen bibliotekvesenet, vil det kanskje være mulig å bruke dette nettverket som informasjonskanal for registreringsarbeidet. Det er likevel nødvendig med egne ressurser for den nasjonale koordineringen av arbeidet. Disse ressursene omfatter både personalet og driftsmidler for utviklingen av en samkatalog og for etableringen av et nasjonalt nettverk for norske lydfestinger.

I hvor stor grad et slikt registreringsarbeid og utviklingen av et felles nettverk skal omfatte opplysninger om omkringmaterialet, er en balansegang mellom økonomiske ressurser, tidsplan og ønsket om størst mulig tilgjengelighet. Registrering av omkringmaterialet er i liten grad innarbeidet i dagens standarder. Vi har tidligere gjort en kobling mellom vernestrategi for norske lydfestinger og dokumentasjon av norsk kultur og historie. Det er derfor ønskelig at opplysninger om omkringmaterialet blir tatt med i registreringsarbeidet. Dette vil medføre et betydelig merarbeid, og det må derfor vurderes i forhold til de øvrige ressursrammene.

Bruk av informasjonsteknologi

Bruk av IT til beskrivelse og gjenfinning av lyd og lydbærere

Katalogisering er en forutsetning for tilgjengelighet

For at lydfestinger skal kunne være tilgjengelige må de kunne gjenfinnes, og ettersom det er mulig å skille mellom dokumentlagring og gjenfinningsstrukturen kan dette skille gi grunnlag for nye arkivløsninger. Dokumentgjennfinning handler om å bygge opp hjelpestrukturer rundt dokumentlageret for å muliggjøre en effektiv gjenfinning av det enkelte dokument.

En katalogpost består som regel av to deler:

Søkeinngangen, som gjør det mulig å finne en post blant mange. Eksempler på søkeinnganger er relevante person-, sted- og korporasjonsnavn, emneord eller klassifikasjonskode. Disse begrepene er egnet som søkerinnganger fordi de er presise og entydige.
Beskrivelsen, som skal bidra til identifikasjon av dokumentet, samt å hjelpe oss til å skaffe oss et bilde av selve dokumentet og dokumentets innhold. Eksempler på denne delen av en post er felter for fysisk beskrivelse, sammendrag, innholdsfortegnelser osv. Disse feltene inneholder alle nyttig informasjon, men de er lite egnet som søkeinnganger fordi de ikke er presise eller entydige.

I tillegg må det være opplysninger om hvor dokumentet fysisk.

Beskrivelse av innholdet til en lydfesting vil i arkivsammenheng alltid stille krav om standarder. Dette er nødvendig ikke minst for å lage gode søkeinnganger, som igjen muliggjør effektiv gjenfinning av lydmaterialet. IT er i seg selv et meget velegnet verktøy for å etablere og definere standarder, f.eks ved at en i registreringsprosessen gis et avgrenset antall måter å registrere materialet på. Opprettelse av et navneregister vil f.eks minske mulighetene for stavefeil etc. Bruk av IT åpner også nye muligheter, sammenlignet med kortkatalogsystemet, i forhold til hvem og hvor registreringen av lydmaterialet skal foregå. Geografiske forhold spiller en marginal rolle i forhold til bruk av nettbaserte IT-løsninger. Et mer rasjonelt registreringsarbeid gjennom et forpliktende samarbeid mellom ulike lydarkiv bør være mulig.

Men det er også mulig å tenke ut over den tradisjonelle biblioteksverdenen ved at flere kan registrere ulike data tilknyttet en lydfesting. Igjen er det viktig med felles standarder og det mest kjente internasjonale arbeidet i dag er det såkalte Dublin Core Metadata-prosjektet. Arbeidet med metadata (nettbasert kataloginformasjon) er således begynt, og dette internasjonale prosjektet bør også kunne få stor betydning for nasjonale lydarkiv og lydsamlinger. Uansett valg av datakatalog, bør det være et mål å gjøre digitale kataloger tilgjengelig over nasjonale og internasjonale datanettverk. Tilgang på digitale kataloger via internett gir større mulighet for interaktivitet mellom brukeren og katalogsystemet. Brukere med fagkunnskap om materialet kan også gis anledning til å registrere denne kunnskapen, som dermed kan komme allmennheten tilgode.

Foreløpig er man imidlertid kommet svært lite på vei med standardiserte beskrivelser av lyden som sådan, slik at de tradisjonelle beskrivelsene av innholdet i en lydfesting fortsatt er vesentlig i arbeidet med å identifisere de ønskede lydfestingene. Men under forutsetning av at beskrivelsen er gjort på en hensiktsmessig måte, vil digitale kataloger gi muligheter for mer effektive og avanserte søk enn det de manuelle katalogene har kunnet tilby. Hvis en kunne etablere et samarbeid om standardiserte metadataformat, kunne det gitt grunnlag for en effektivisering av den ressurskrevende katalogiseringsprosessen fordi de grunnleggende opplysningene da kunne følge dokumentet/lydfestingen fra det ble produsert. Standardiserte metadataformat ville også kunne utveksles mellom ulike arkiv slik at en del dobbeltarbeid mellom arkivene kunne konverteres til arbeid med å gjøre lydsamlingen tilgjengelig for flest mulig mennesker.

Bruk av IT til lagring og formidling av lyd

I dag er det vanlig at en lydsamling formidler informasjon om hva som finnes i samlingene ved å åpne sin digitale katalog for brukere på et datanett. Deretter må brukeren bestille materialet fra arkivet/lydsamlingen slik at han kan motta lyttekopier, enten tilsendt i posten eller ved selv å møte opp ved arkivet/lydsamlingen.

Med dagens informasjonsteknologi er det mulig å gjøre selve lyddokumentet tilgjengelig via datanettverk. Brukeren gjør da et tradisjonelt søk i en digital katalog, men kan i tillegg få tilgang til selve dokumentet/lydfestingen. Formidling av katalogdata og lydfiler via datanett opphever på denne måten en rekke geografiske og fysiske grenser. Samtidig øker problematikken omkring opphavsrettigheter og vederlagsordninger når forvaltningsstrukturen blir forflyttet fra fagpersonalet til teknologiske systemer.

Bruk av IT gir en enklere og billigere måte å distribuere lydmaterialet slik at arkivene kan yte en hurtigere, bedre og billigere tjeneste overfor publikum. Det kreves en god del investeringer før man kommer dithen at en samling er ferdig katalogisert og restaurert på en måte som gjør den mulig å formidle gjennom datanettverk. Det å konvertere lydfilene til datamaskinlesbare filer er en relativt liten investering sammenlignet med den øvrige innsatsen (katalogisering og restaurering) for at materialet skal bli lettere tilgjengelig for brukerne.

Digital håndtering av lydsamlinger kan forenkle bevaring/lagring og hindre kvalitetstap. Mens gjentatt kopiering av analoge lydbærere medfører forringelse av kvaliteten på lydfestingen, er kopiering av digital lyd en prosess uten forringelse av informasjonsmengden.

[Forrige del] [Innhold] [Neste del]