Retningslinjer ved innføring av 13-siffers ISBN.

 

Innledning

 

ISBN-standarden er nå revidert, og den nye standarden skal tas i bruk f.o.m. 1. januar 2007.  Den viktigste endringen går ut på at nummerstrukturen blir utvidet fra 10 til 13 siffer.

Behovet for utvidet nummerstruktur for ISBN har oppstått fordi det i enkelte land og blant enkelte ut­givere begynner å ta slutt på beholdningen av tilgjengelige ISBN. Dette skjer både fordi bok­pro­duk­sjo­nen har økt mer enn man forutså da systemet ble innført, og fordi nye materialtyper, som for eks­em­pel e-bøker, også skal ha ISBN.

Alle deler av bokbransjen må derfor tilpasse systemene sine slik at de kan ta i bruk ISBN med 13 siffer fra denne datoen, på samme måte som at alle bøker som blir publisert etter denne  datoen, må ha ISBN med 13 siffer.

De som er avhengige av å bruke ISBN, må sørge for at systemene deres kan håndtere den nye nummerstrukturen når den tas endelig i bruk fra 1. januar 2007. Dette er viktig for at endringen skal gå så smidig som mulig.  Alle systemer som bruker ISBN, både de interne og de som brukes til ekstern kommunikasjon, må gjennomgås. Det samme gjelder bruken av selve nummeret i publikasjonene og på medfølgende materiale.

Det er satt ned en referansegruppe med representanter for sentrale aktører i den norske bokbransjen, slik at alle er klare for håndteringen av den nye strukturen.  I samarbeid med ISBN-kontoret er det også satt opp en tidsplan for gjennomføringen (mer om dette under  avsnittet ”Tidsplan for innføring av ISBN med 13 siffer).

Denne veiledningen tar ikke mål av seg til å løse alle problemer som kan oppstå. Mange av spørsmålene må løses underveis. Denne veiledningen er laget for å forklare hva som må gjøres innen 1. januar 2007, og for å gi en generell veiledning om hvordan problemer rundt revisjonen av systemet kan løses (se også Nyttige lenker og Videre kilder til identifikasjon under).

Nummerstruktur

Endringen i ISBN-strukturen går kort ut på at et ISBN vil bli utvidet fra 10 til 13 siffer. Det gjøres ved at man tar i bruk den tresifrede EAN-koden, dvs. strekkoden for bøker, i selve ISBN-et. I dag er det 978, men 979 vil også kunne brukes, og det er meningen at man etter hvert kan ta i bruk enda flere tresifrede EAN-prefikser. Et ISBN med 978-prefiks vil dermed bli identisk med nummeret på strekkoden.

ISBN-et vil da bestå av 13 siffer:

Det 3-sifrede prefikset som identifiserer bokindustrien (for øyeblikket 978), kommer først. Deretter følger kjernen bestående av 9 siffer (forlagsprefiks og løpenummer). Til slutt kommer kontrollsifferet som er regnet ut slik at det kan avsløre eventuelle feil i nummeroppbyggingen. Kontrollsifferet blir reg­net ut på grunnlag av de 12 foregående sifrene, i stedet for dagens 9 siffer. Dette kontrollsifferet  vil dermed bli forskjellig fra.kontrollsifferet i et ISBN med 10 siffer. I seg selv vil det nye ISBN-nummeret bli identisk med EAN ”Bookland” 13-siffers kode som allerede i dag er kodet i strekkoden bak på boka.

Med tillegg av det nye prefikset, vil altså strukturen  i oppbyggingen av et ISBN bli den samme som den har vært:

Prefiks

Land-/gruppenummer

Forlagsnummer

Løpenummer

Kontrollsiffer

 

Strekene eller mellomrommene som angir hva som er land, forlag, løpenummer og kontrollsiffer vil forbli på samme sted.

Forlagene skal bruke opp de numrene de har, men konvertere til 13 siffer ved å sette 978 foran og regne ut kontrollsifferet på nytt.  Kontrollsifferet blir et annet (ISBN 13: modulus 10, ISBN 10: modulus 11).  Man kan m.a.o. ikke lage et nye ISBN ved bare å sette 978 foran et eksisterende nummer. 

ISBN-kontoret vil i nærmeste framtid sørge for å legge ut en konverteringstabell på hjemmesiden. Vi kan også som i dag sende lister til forlagene.  Det internasjonale ISBN-kontoret vil også sørge for at det blir utviklet programvare for konvertering. 

Tildelingen av ISBN med 13 siffer og 979 som prefiks vil ikke samsvare helt med dagens tildeling av ISBN med 10 siffer.  Det er ikke sannsynlig at utgivere får tildelt de samme forlagskodene som de har i dag når ISBN med 979-prefiks blir utdelt. Derfor må man gå ut fra at 978 + forlagskode ikke vil bli det samme som 979 + forlagskode. Grunnen til dette er at noen forlag er lagt ned, og at noen forlag tidligere har fått for liten eller for stor nummerserie i forhold til behovet. Det ville derfor være sløsing med nummer hvis forlagene skulle få samme serie på nytt. Landekoden kan også bli endret ved overgang til 979-prefiks. For å iden­ti­fi­se­re et forlag, vil det derfor nå bli nødvendig å bruke både bokindustriprefikset, landekoden og for­lagsnummeret.

Eksempel:

Aschehoug har i dag forlagskoden 03. I Norge, bl.a. i den norske forlagsbasen, ISBNFORLAG, er dette nok til å identifisere forlaget. I det nye systemet vil man måte bruke 978-82-03 som for­lags­identi­fi­kasjon. Dette fordi et annet forlag kan ha fått forlagskoden -03, men prefikset 979. Landekoden for Norge kan også bli en annen enn 82.  Alt dette gjøres for å kunne sikre en mer rasjonell bruk av numrene.

 

 

Retrospektiv konvertering.

Utgiverne må regne om alle sine ISBN og tilpasse sine systemer til det nye nummerformatet. Dette vil omfatte ISBN for alle titler som er i handelen, men antakeligvis også de som ikke lenger er i handelen; man kan fortsatt få bestillinger eller spørsmål om utgåtte bøker.  Man også regne om alle ikke-tildelte ISBN som befinner seg ved lokale ISBN-kontorer.

Noen ut­givere, spesielt de som har mange ubrukte ISBN, kan kanskje bli fristet til fortsette med å bruke ISBN med 10 siffer i interne systemer og lage andre prefikser slik at det kan se ut som om nummeret er for­andret, mens strukturen fortsatt er basert på ISBN med 10 siffer. Dette må unngås på grunn av tve­tydig­heten som kan oppstå med en gang 979-prefikser er i sirkulasjon. Dette problemet vil særlig bli aktuelt dersom utgiverne forkorter ISBN ned til produktnummer og kontrollsiffer i interne sys­temer, og kanskje også kutter ut forlagsnummeret.

Bokhandlere må kunne ta i bruk ISBN med 13 siffer til bestilling, fakturering og andre funk­sjoner fra 1. januar 2007,  og har behov for å kunne gjøre dette så raskt som mulig. De fleste bok­handler­systemer er allerede i stand til å bruke 13-siffers produktnummer som blir brukt av EAN. Mulig­heten til å lese og bruke en identisk nummerstruktur for bøker og andre varer uten risiko for tve­tydig­het, skulle være stor. For manuell varekontroll og andre operasjoner, kan man skaffe konverteringsprogrammer som kan konvertere fra ISBN med 10 siffer til ISBN med 13 siffer.

 

Bibliotek og biblioteksystemer

Bibliotek og leverandører av biblioteksystemer som bruker ISBN i kataloger og bibliografiske data­baser, vil ha behov for kunne behandle både eksisterende ISBN med 10 siffer og nye ISBN med 13 sif­fer så tidlig som mulig før 1. januar 2007, og for å fortsette å kunne gjøre det i framtida.

Disse systemene må være i stand til behandle alle former for ISBN som forekommer i den biblio­gra­fiske posten, og også tillate brukerne å bruke begge formater ved søk i databasen. Retrospektiv kon­vertering av eksisterende bibliografiske poster skal ikke gjøres.

I modulene som brukes til online-søking, og i brukergrensesnittene til disse, må det legges til rette for at ISBN som tilhører 978-serien, og ISBN med 10 siffer, kan søkes på under ett, like­gyldig hvilket format det er på ISBN-et i den enkelte bibliografiske posten.

For bestilling og innkjøpsfunksjoner bør bibliotek og biblioteksystemleverandører være klare til å gå over til ISBN med 13 siffer seinest 1. januar 2007.

Når det gjelder katalogisering har Den norske katalogkomité kommet med følgende anbefaling:

Katalogkomitéen følger LC (Library of Congress) og anbefaler at det i overgangsperioden 2005-2006 i katalogposter registreres både 13-sifret og 10-sifret ISBN når begge forekommer i bøkene. Numrene registreres i hvert sitt felt 020, parvis for hver innbindings- eller materialtype, med det 13-sifrete nummeret foran det 10-sifrete. Anbefalinger for endret visning av numrene foreligger ikke, og komitéen ser heller ikke noe behov for å skille mellom numrene med egne fortekster.

 

Bokdata om den enkelte utgivelse - Metadata
Ikke minst i forbindelse med økt netthandel, er det fra bokbransjens side behov for standardiserte bokdata, eller metadata, med opplysninger om tittel, forfatter, forlag, antall sider, osv. Formatet ONIX er allerede utviklet for dette formålet. Dette er et format som er laget slik at data kan utveksles mellom forskjellige typer systemer. På denne måten  skal dataene både kunne brukes av forlag, bokhandel og bibliotek.

Det blir foreslått at forlagene selv kan produsere disse metadataene i forbindelse med tildelingen av ISBN.  I Norge er det enda ikke avgjort hvordan dette skal gjøres.

Revisjon av ISBN-manualen.

Den nye standarden innebærer en revisjon av ISBN-manualen. Retningslinjene for selve tildelingen og bruken av ISBN vil ikke endres betydelig som følge av utvidelsen av nummerstrukturen. ISBN vil bli brukt til samme typer produkter, og reglene når det gjelder utgaver og formater vil være de samme. Like­vel vil det bli gitt ut en ny brukerveiledning. Det er særlig med tanke på nye elektroniske ut­givelses­former som e-bøker og nettdokumenter at man har behov for en revidert utgave. Bruk av meta­data er også nytt i ISBN-sammenheng.

 

Tidsplan for innføring av ISBN med 13 siffer.

ISBN-kontoret kan alt i dag være behjelpelig med å konvertere enkeltnummer for forlagene som ønsker det.  For øvrig blir algoritmene for å gjøre både ISBN med 10 og 13 siffer gyldige beskrevet i brukermanualen, ISBN User’s Manual, 5th edition . Denne foreligger foreløpig bare i engelsk versjon.  Det finnes lenke til den på slutten av dette dokumentet, eller den kan den fås i trykt form ved henvendelse til ISBN-kontoret.

Fra forlagene begynner å ta i bruk det 13-sifrede ISBN-et og fram til 1. januar 2007, skal begge numrene trykkes i bøkene.

De skal ha oppsett:

ISBN-13  978-82-573-0904-6
ISBN-10  82-573-0904-4

 

Dette vil gjøre det mulig å fjerne ISBN-10 fra opptrykk etter 2007 med minimale eller ingen kostnader.

For titler som blir publisert etter 1. januar 2007, bør ISBN-et trykkes slik:

        ISBN  978-82-573-0904-6

Strekkodesymbolet bak på omslaget av boka vil forbli uforandret, bortsett fra at det leselige nummeret bør forandres for titler publisert etter 1. januar 2007 til det fullstendige ISBN med 13 siffer med bok­sta­vene ISBN foran og med bindestreker for å gjøre det klarere. Utgivere og trykkerier som bruker sin egen programvare for å produsere strekkoder, bør forsikre seg om at det er tilpasset den nye an­be­fal­ingen og bør sjekke at leverandører av filmmastere eller elektroniske strekkodedata har tilpasset/tatt i bruk denne anbefalingen.

Algoritmene for å gjøre både ISBN med 10 og 13 siffer gyldige blir beskrevet i brukermanualen, ISBN User’s Manual, 5th edition . Denne foreligger foreløpig bare i engelsk versjon.  Det finnes lenke til den på slutten av dette dokumentet, ellers kan den fås i trykt form ved henvendelse til ISBN-kontoret.

Beskrivelsen blir også sendt som et vedlagg til denne rettledningen.

 

Kataloger og bestillingsskjemaer må vies spesiell oppmerksomhet i overgangsperioden. Det anbefales at utgivere trykker både ISBN med 10 siffer og ISBN med 13 siffer i den perioden endringene skjer. Forkortede ISBN bør unngås for å hindre misforståelser.

Det er ISBN-.kontoret som vil ha ansvaret for koordinering og gjennomføringen av overgangen til den nye standarden. Det satt også ned en referansegruppe med representanter  fra bl.a. Forleggerforeningen, Bokhandlerforeningen, Forlagsentralen og Sentraldistribusjon.

Vi har blitt enige om en foreløpig tidsplan:

1. juli 2005

ISBN-kontoret skal gjennom en internettjeneste  være i stand til å tilby både 10 siffers og 13 siffers ISBN .  Vi skal også være i stand til å tilby parallelle lister.  Utgiverne må i såfall bruke både 10 siffers og 13 siffers ISBN parallelt.

 

1. januar 2006

Revidert brukermanual.

 

1. september 2006

Distributørene vil ikke lenger godta bøker som bare inneholder ISBN-10. Dvs. at forlag som distribuerer bøkene gjennom Forlagsentralen eller Sentraldistribusjon må sørge for at de både har både gammelt og nytt ISBN.

 

1.januar 2007

Bøkene skal ikke lenger trykkes med ISBN-10 og ISBN-13  parallelt. 

 

 

 

Hvem sørger for å tilpasse eksisterende systemer?

Aktørene blir anbefalt å gjennomgå alle eksisterende systemer – manuelle og digitale – så snart som mulig, dessuten å lage en handlingsplan og å tildele ressurser om nødvendig. Det anbefales at én per­son i hver organisasjon får ansvaret for å overvåke de nødvendige endringene som må gjøres på alle om­råder. Dette vil først og fremst påvirke logistikksystemer, men vil også influere på redak­sjonelle prosesser, salg og markedsføring, design og produksjonsavdelinger samt funksjoner i for­bindelse med royalties og regnskap i forlagene.

En mulig, men ikke uttømmende liste over systemer i et forlag som vil bli berørt:

·                     Redaksjonelt arbeid

·                     Produksjonssystemer

·                     Systemer for leveranse av e-bøker

·                     Ordrebehandling/lagerstyring

·                     Regnskapsføring

·                     ISBN-tildeling

·                     Produktinformasjon

·                     Rettigheter og kontrakter

·                     Rettighetsbehandling og royaltysystemer

 

Bokhandlere vil bl.a. måte gjennomgå rutiner for:

·                     Bestillinger

·                     Lagerhold

·                     Salg

·                     Regnskapsføring

 

 

Bibliotek må gjennomgå:

·                     Katalogiseringspraksis

·                     Sirkulasjonssystemer

·                     OPAC-er

·                     Bestillings- og tilvekstsystemer

 

·                     Alle andre områder hvor ISBN benyttes

 

 

Kommunikasjon med handelspartnere.

Skal den nye standarden gjennomføres på en smidig måte, kreves det at det tas klare avgjørelser om når og på hvilken måte revisjonen skal gjennomføres, og at disse gjøres kjent for dem det angår.

Alle organisasjoner oppfordres til å informere om sine planer for implementering til alle sine samarbeidspartnere.

 

 

Annet

Det er aktuelt å ta i bruk flere prefikser for ISBN med 13 siffer i framtida, og systemet vil derfor antakeligvis fortsette i sin nydefinerte struktur i mange år framover. Imidlertid vil det være klokt om utviklerne av systemet har i mente noen andre problemstillinger som kan dukke opp og som relaterer seg til feltlengder:

·                     Noen organisasjoner har vist interesse for et 14-siffers GTIN (Global Trade Item Number), hvor ISBN med 13 siffer får et prefiks i form av et tilleggstall som kan bli brukt som identifikator på emballasje etter avtale mellom handelspartnere,.

·                     Bruken av Digital Object Identifier (DOI) eller av Uniform Resource Names (URN) vil kunne bli mer utbredt i deler av den industrielle leverandørkjeden. Dette er identifikatorer med variabel lengde som kan inneholde ISBN.

·                     ISBN-systemet er robust og stabilt i sin nye form for alle kjente applikasjoner, men det kan være fornuftig å legge inn nødvendig fleksibilitet i forhold til framtidige behov i leverandør­kjeden.

 

 

Nyttige lenker

ISBN-kontorets hjemmeside blir løpende oppdatert med lenker til hva som skjer når det gjelder revisjonen.

http://www.nb.no/html/isbn.html

 

ISBN User’s Manual, 5th Edition

http://www.isbn-international.org/en/manual.html

Algoritme for å regne ut 13-siffers ISBN

http://www.lac-bac.gc.ca/iso/tc46sc9/isbn/wg4n46final.pdf

 

Informasjon om EAN.UCC GTIN

http://www.doi.org

 

Informasjon om URN

http://www.ietf.org/rfc/rfc2611.txt

 

EDItEUR

http://www.editeur.org