Automatlageret i Rana er ein lukka «industriell» bygning med stor takhøgd og utan permanente arbeidsplassar. I den eine enden er det ein visingstribune for publikum, elles er det berre nødvendig plass for reparasjons- og vedlikehaldsarbeid. Bokkassane blir sende på transportband til og frå plukksenteret gjennom ein lukka gang mellom bygga. Automatlageret har ei grunnflate på 890 kvm og innvendig fri høgd på kring 14 m med transportbru på 44 kvm og kulvert på 44 kvm.

Automatlageret er eit heilautomatisert anlegg for uttak og lagring av stålkassar. Anlegget har plass til om lag 41 500 kassar med i alt kring 1 500 000 dokument i hengemapper. Det har ein kapasitet på 200 kassar ut og 200 kassar inn pr time. Anlegget er bygd opp av følgjande fire hovudkomponentar: 3 arbeidsstasjonar, transportsystem, kraner og reolsystem.

Arbeidsstasjonane er lokaliserte i eit eige plukksenter på kring 275 kvm i andre etasje i den nye kontorbygningen. Ved arbeidsstasjonane går den manuelle inn- og utlastinga av dokument føre seg.

Kranene – i alt tre – går på eigne skinner mellom reolseksjonane og hentar ut dei kassane som inneheld det rette dokumentet som operatørane i plukksenteret har bede om. Kranene er datastyrte og finn den rette kassen ved hjelp av eit strekkodesystem.

Stålkassar, hengemapper og materiale
Stålkassane kjem i tre ulike høgder, men er delt inn i fire typar ved hjelp av ei midtskinne. Kassane har den same lengda og breidda: 595 × 414 mm og er laga av 0,7 mm stål. Materialet er valt mellom anna for å redusere brannfaren. Kassane kan ha ei maksimumsvekt på 36 kg. Dersom dei har høgare vekt, vil ikkje systemet sleppe kassene inn på lageret. Dei er utan lokk. Dette gjer dei lettare å laste og ta ut materiale av, og det reduserer påkjenninga på reolsystemet. Kvar kasse har ein unik strekkode som blir lesen av ein operatør ved hjelp av ein handskannar når kassen blir registrert inn i automatlagersystemet Warehouse Management system (WMS).

Kassane har hengemapper fylt med ulike typar dokument. Talet på mapper i ein kasse varierer, avhengig av kor tjukke dokumenta er. Kassane er delte inn i ulike materialtypar: Bøker, tidsskrift og mikrofilmar, i tillegg til ulike typar samlingar i lageret. Det er alltid berre ei bok i kvar hengemappe, men opptil fleire tidsskrifthefte i ei mappe. Kvar hengemappe har ein strekkode på toppen, som ein fane. Dei to siste sifra er framheva ved hjelp av større fontar og fargekodar. Det gjer det lettare for operatørane å finne rett mappe når materialet skal ut eller inn. Dokumenta er kalla medium i WMS, anten dei er tidsskrift, bøker eller mikrofilmar av norske aviser.

Kvart medium har ein unik strekkode. Stålkassar, mapper og dokument blir knytte saman i WMS ved hjelp av desse strekkodane. Operatøren skannar først kassen, deretter mappa og så mediet. Dermed har dokumentet fått ei førebels adresse før det kjem inn på lager og får ei (mellombels) plassering i reolsystemet. Plasseringa er ikkje endeleg, for ingen kassar har ein fast plass i lageret. Bøkene er lagra etter kaosprinsippet, det vil seie at når ei bok blir lånt ut, blir ho erstatta av ei ny bok i same storleik.

Tidsskrifta kjem ofte bundne inn i heile årgangar, så mange individuelle tidsskrift blir sett på som eitt medium i WMS. Dei har ei permanent mappe og kasse, fordi det som oftast blir kopiert artiklar frå dei slik at dei sjeldan blir lånt ut.

Årbøker og rapportar derimot registrert blir enkeltvis med eigen strekkode og kan lånast ut ved behov.